Viele Geschäftsprozesse im Unternehmen folgen festen Regeln, wiederholen sich täglich und verursachen einen hohen manuellen Aufwand. Robotic Process Automation (RPA) adressiert genau diese Art von Aufgaben: Durch den Einsatz von Software-Bots können strukturierte Tätigkeiten automatisiert und nahtlos in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden – ganz ohne tiefgreifende Systemanpassung.

Die Einsatzgebiete reichen von der Rechnungsverarbeitung über Stammdatenpflege bis hin zur Datenmigration. Besonders in Prozessen mit hohem Volumen und klarer Entscheidungslogik entstehen unmittelbare Effizienzgewinne. Und das nicht nur in Grossunternehmen – auch im Mittelstand ist RPA längst angekommen.

Laut Gartner wuchs der weltweite Markt für RPA-Software im Jahr 2023 um 22,1 % auf 3,2 Milliarden US-Dollar. Neben klassischen Automatisierungsfunktionen setzen viele Anbieter inzwischen auch auf generative KI, um regelbasierte Aufgaben um intelligente Entscheidungslogiken zu erweitern. Der Trend geht klar in Richtung „Intelligent Automation“ – einer Verbindung aus RPA, Künstlicher Intelligenz und Prozessanalyse, die Automatisierung flexibler, lernfähiger und skalierbarer macht.

Vorteile der RPA im operativen Einsatz

Wer RPA gezielt einsetzt, kann nicht nur Effizienzsteigerungen realisieren, sondern auch die Belastung in Fachabteilungen spürbar senken. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Geringere Durchlaufzeiten: Software-Bots führen Aufgaben rund um die Uhr aus – konsistent und ohne Unterbrechungen.
  • Fehlerreduktion: Regelbasierte Prozesse werden automatisiert abgewickelt, wodurch menschliche Eingabefehler entfallen.
  • Skalierbarkeit: Neue Aufgaben oder Volumen können ohne strukturelle Anpassungen abgebildet werden.
  • Kosteneffizienz: Fixe Abläufe verursachen weniger operativen Aufwand – personell wie technologisch.
  • Bessere Servicequalität: Schnellere Reaktionszeiten und konsistente Daten führen zu einem besseren Erlebnis für Nutzer:innen.

Vom Bot zum Business Value: So vermeiden Sie typische RPA-Fehler

Trotz ausgereifter Technologie scheitern viele RPA-Initiativen – häufig nicht an der Software selbst, sondern an fehlenden strategischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Typische Fehlerquellen sind:

  • Unklare Zieldefinition: Automatisierung ohne konkreten Anwendungsfall oder Nutzenversprechen bleibt ineffizient.
  • Fehlende Systemintegration: Bots, die isoliert laufen, erzeugen Medienbrüche oder doppelte Arbeit.
  • Widerstand im Team: Ohne Schulung und internes Enablement stossen Bots schnell auf Ablehnung.
  • Vollautomatisierung um jeden Preis: Nicht jeder Prozess ist für eine vollständige Automatisierung geeignet – insbesondere bei unstrukturierten Daten oder Ausnahmen.

Erfolgsfaktoren: Wie RPA langfristig funktioniert

Nachhaltige RPA-Implementierungen benötigen mehr als eine gute Softwarelösung. Es braucht ein belastbares Fundament – technisch, methodisch und organisatorisch. Erfolgsentscheidend sind:

  1. Iterativer MVP-Ansatz: Statt „Big Bang“ empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen – mit Pilotprozessen, messbarem Feedback und klaren Zielmetriken.
  2. Systemoffene Integration: RPA-Plattformen sollten gängige Standards wie REST-APIs, SAP-BAPIs oder IDP-Module problemlos anbinden können.
  3. Team Enablement: Bot-Betrieb erfordert Know-how. Schulung und interne Verantwortlichkeiten (z.  RPA CoE oder Automation Owner) sind essenziell.
  4. Monitoring & Governance: Laufende Überwachung, Logging, Alerting und Versionierung sichern Prozessqualität und regulatorische Compliance.

Herausforderungen für eine nachhaltige RPA-Strategie

Die Wahl des richtigen RPA-Tools ist nur ein Teil des Puzzles. Entscheidend sind die Rahmenbedingungen – und die Bereitschaft zur kontinuierlichen Prozessveränderung. Themen wie:

  • Schweizer DSG und DSGVO-Konformität bei personenbezogenen Daten
  • Lifecycle-Management der Bots inkl. Wartung, Versionierung und Audit Trails
  • Rollenverteilung und Ownership zwischen IT, Fachbereich und Prozessverantwortlichen
  • Langfristige Skalierung und Integration in die Automatisierungsstrategie
  • sind essenziell, damit RPA nicht nur punktuell wirkt, sondern unternehmensweit.

Wie CONVOTIS bei der Einführung von RPA unterstützt

Unsere Expert:innen begleiten Unternehmen von der Prozessanalyse über Toolauswahl bis zur produktiven Umsetzung. Dabei identifizieren wir gezielt jene Anwendungsbereiche, in denen RPA den grössten Nutzen bringt – etwa in der Finanzbuchhaltung, Personaladministration oder im Kundenservice.

Durch den Einsatz erprobter Plattformen – unter anderem UiPath, Microsoft Power Automate oder Automation Anywhere – stellen wir eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Systemarchitektur sicher. Auf Wunsch übernehmen wir auch Betrieb, Wartung und Monitoring der Bots – inklusive Governance und Sicherheitskonzepten.

Automatisierung braucht einen Plan. Das Projekt auch.

Der Erfolg eines RPA-Projekts hängt davon ab, ob Automatisierung technisch, strategisch und organisatorisch durchdacht eingebettet wird. Es zählt nicht die Anzahl der Bots, sondern deren Wirksamkeit im Prozess. Unternehmen, die frühzeitig geeignete Prozesse identifizieren, sinnvoll priorisieren und ein nachhaltiges Betriebsmodell aufsetzen, erzielen nicht nur operative Effizienz – sondern gewinnen echte digitale Resilienz.

Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen eignen sich für RPA – und wie lässt sich die Einführung systematisch umsetzen? Unsere Expert:innen analysieren Ihre Ausgangslage und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine skalierbare Automatisierungsstrategie.