E-Invoicing für alle Formate, Systeme und Richtungen.

E-Invoicing bezeichnet die strukturierte, elektronische Verarbeitung von Rechnungen — sowohl beim Empfang (Inbound) als auch beim Versand (Outbound). Digitale Rechnungen ersetzen papierbasierte Abläufe und ermöglichen automatisierte Workflows, geringere Bearbeitungszeiten und eine sichere Archivierung. Unternehmen profitieren von Prozesssicherheit, reduzierten Kosten und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GeBüV/GoBD, XRechnung oder ZUGFeRD.

Moderne E-Invoicing-Systeme verarbeiten strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder PEPPOL BIS Billing 3.0 ebenso wie unstrukturierte PDFs oder EDI-Daten. Die automatische Konvertierung ins Zielformat sowie digitale Signaturen, Validierungen und strukturierte Anhänge sichern die rechtssichere Weiterverarbeitung und den internationalen Austausch.

E-Invoicing-Lösungen lassen sich über API, EDI oder native Konnektoren direkt in Systeme wie SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics oder andere ERP-Plattformen integrieren. Eingehende Rechnungen werden automatisiert validiert, kontiert und gebucht, während ausgehende Rechnungen formatgerecht erzeugt, signiert und über zertifizierte Kanäle versendet werden, inklusive Monitoring und Archivierung.

Ein führender Hersteller aus der Transport- und Logistikbranche verarbeitet täglich über 15'000 Rechnungen - viele davon an Grosskunden, die monatlich bis zu 60'000 Rechnungen erhalten. Dabei ist es zwingend erforderlich, zu jeder Rechnung rechnungsbegründende Anlagen bereitzustellen, die aus einem Katalog von über 40 Dokumenttypen stammen können.
Die Rechnungsdaten stammen aus mehreren ERP-Systemen eines internationalen Konzerns und wurden über einen zentralen Prozess verarbeitet. Dabei erfolgte eine Formatkonvertierung in verschiedene Zielformate (u. a. EDI, EN16931-konform), unter Berücksichtigung nachgelagerter Prozesse wie dem Mahnverfahren und Reportingplattformen. Der Versand an die Empfänger erfolgte über sFTP, Webservice oder konventionell per E-Mail. Die finale Verbuchung erfolgte automatisiert in SAP.
Ergebnis: Allein durch die Reduktion manueller Tätigkeiten — wie die Anlagezuordnung oder das Zusammenführen aus verschiedenen Systemen — konnten nahezu 10 FTE eingespart werden. Eine Studie zeigen ein durchschnittliches Einsparpotenzial von 60-80 % beim Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse — in diesem Szenario wurden sogar noch höhere Werte erzielt.

Ab 2025 gilt in vielen EU-Mitgliedstaaten eine gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung — je nach Land und Szenario unterschiedlich stark ausgeprägt:

• B2G (Business to Government): Die E-Rechnung ist in fast allen EU-Ländern verpflichtend. Eingesetzt werden meist die Formate XRechnung, PEPPOL BIS oder nationale Varianten. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren oft ausschliesslich strukturierte, elektronische Rechnungen.
• B2B (Business to Business): Immer mehr Länder – darunter Italien, Frankreich, Polen und Deutschland (ab 2025) – führen Pflichten zur E-Rechnung im B2B-Bereich ein. Diese umfassen z. T. auch Meldepflichten an nationale Plattformen (z. B. SDI in Italien, Chorus Pro in Frankreich oder KSeF in Polen).
• B2C (Business to Consumer): Zwar besteht derzeit keine EU-weite Verpflichtung zur E-Rechnung im B2C-Bereich, jedoch gewinnen digitale Rechnungen auch hier an Bedeutung, insbesondere im E-Commerce. In manchen Ländern bestehen zusätzliche Vorgaben zur Barrierefreiheit, z. B. hinsichtlich der Lesbarkeit von Rechnungsinhalten für Menschen mit Sehbehinderung (z. B. PDF/UA oder barrierearme HTML-Darstellung).

Alle Varianten erfordern eine strukturierte Rechnung in maschinenlesbarem Format, die digital übermittelt, GoBD-konform archiviert und ggf. mit einer Echtheitsprüfung versehen wird.
Hinweis: Die gesetzlichen Anforderungen unterscheiden sich innerhalb Europas erheblich. Unternehmen sollten ihre E-Invoicing-Prozesse daher länderübergreifend flexibel und skalierbar gestalten.
Mit einem integrierten e-Invoicing-System lassen sich diese Vorgaben effizient, automatisiert und rechtssicher erfüllen.

In der Schweiz ist die E-Rechnung vor allem im Bereich B2G (Business to Government) gesetzlich geregelt: Seit 2016 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung bei Verträgen über CHF 5'000 zwingend elektronische Rechnungen einreichen. Die akzeptierten Formate sind PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD/Factur-X) oder pure XML nach dem Standard eCH-0118. Die Übermittlung erfolgt meist über das PEPPOL-Netzwerk oder E-Mail.

Im B2B- und B2C-Bereich besteht aktuell keine gesetzliche Verpflichtung, allerdings wird die Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen – insbesondere im PDF/XML-Format – durch Marktanforderungen, Effizienzsteigerung und Digitalisierung stark gefördert. Viele Unternehmen setzen bereits freiwillig auf E-Invoicing zur Prozessoptimierung.

Archivierung & Echtheit:
Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Die Anforderungen richten sich nach den Vorgaben des MWSTG (Mehrwertsteuergesetz) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), etwa zur Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit