Dokumentenmanagement mit OpenText xECM: Governance & Lifecycle in der Praxis

Unternehmen, die strukturiert mit Informationen arbeiten, stehen vor der Herausforderung, unstrukturierte Inhalte – wie Dokumente, E-Mails oder Dateien – sicher, effizient und regelkonform zu verwalten. Klassische Dateiablagen oder verstreute Dokumentensilos bieten hier weder Nachvollziehbarkeit noch Governance. OpenText Extended ECM (xECM) adressiert genau dieses Defizit: Als intelligente Content-Plattform integriert xECM Dokumente direkt in Geschäftsprozesse – und verknüpft sie mit Governance-Regeln über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

In Kombination mit führenden Anwendungen wie SAP, Microsoft 365 oder Salesforce wird xECM zur zentralen Drehscheibe für dokumentenbasierte Prozesse. Das Ergebnis: mehr Transparenz, automatische Compliance und vollständige Kontrolle über Zugriff, Aufbewahrung und Löschung – vom ersten Dokument bis zur revisionssicheren Archivierung.

Was ist OpenText Extended ECM (xECM)?

OpenText Extended ECM ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, die unstrukturierte Inhalte mit strukturierten Geschäftsdaten verbindet. Ziel ist es, Informationen im Kontext von Geschäftsprozessen nutzbar zu machen – etwa im Einkauf, HR, Vertragsmanagement oder in der Projektsteuerung.

Im Unterschied zu klassischen Dateiablagen speichert xECM Inhalte nicht separat, sondern verknüpft sie direkt mit Vorgängen und Datensätzen aus Anwendungen wie SAP, Salesforce oder Microsoft 365. Dokumente werden automatisch klassifiziert, versioniert und revisionssicher abgelegt – basierend auf Metadaten aus dem Prozesskontext oder regelbasierten Klassifikatoren. Diese Integration schafft die Basis für eine durchgängige Dokumentenarchitektur: vollständige digitale Akten, die sowohl Vorgangsdaten als auch relevante Dokumente enthalten.

Zugriffsrechte, Workflows und Governance-Regeln sind zentral definiert. xECM unterstützt On-Premises-, Hybrid- und OpenText-Cloud-Edition-Umgebungen und ist mandantenfähig sowie skalierbar. Diese Architektur macht xECM zu einer Schlüsselkomponente moderner Informationssysteme – für transparente, regelkonforme und prozessintegrierte Abläufe über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg.

Technische Governance im Dokumentenmanagement

Wer Informationsgovernance auf reine Archivierung reduziert, unterschätzt den strategischen Wert technischer Kontrolle und dokumentierter Nachvollziehbarkeit. Mit xECM lassen sich umfassende Sicherheits- und Governance-Mechanismen direkt in die IT-Architektur integrieren:

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Dokumentenzugriffe werden granular über Benutzer:innenrollen gesteuert. Ergänzend sind Sicherheitsfreigaben, Schutzmarkierungen und Integrationen in Microsoft Purview oder Azure Information Protection möglich.
• Legal Holds & Disposition Reviews: Bei rechtlichen Anforderungen – etwa im Rahmen von Litigation oder Audits – können Dokumente automatisiert gesperrt und für Prüfprozesse bereitgestellt werden.
• Audit Trails: Jeder Zugriff, jede Änderung, jede Version wird lückenlos protokolliert. Dies schafft vollständige Transparenz und unterstützt die Einhaltung internationaler Standards wie ISO 15489, DoD 5015.02 oder SEC 17a-4.
• Policy-Engine & Automatisierung: Governance wird regelbasiert umgesetzt. Richtlinien für Klassifizierung, Retention oder Revisionszyklen greifen ab der Dokumentenerstellung – vollständig integriert in das Business-Ökosystem.

Die Wirksamkeit von Governance zeigt sich erst, wenn der gesamte Dokumentenlebenszyklus technisch kontrolliert und regelbasiert gesteuert wird.

Lifecycle-Steuerung: Von der Erstellung bis zur Archivierung

Der Lebenszyklus eines Dokuments beginnt bereits bei seiner Erfassung oder Generierung. In xECM erfolgt die Klassifizierung automatisch auf Basis von Metadaten aus dem Prozesskontext. Vorlagen für Verträge, Anträge oder Prüfberichte können zentral gepflegt und regelbasiert erzeugt werden.

• Effizienter Zugriff: Mitarbeitende arbeiten mit Dokumenten dort, wo sie entstehen – direkt in SAP, Salesforce oder Microsoft 365. Dadurch entfallen redundante Ablagen und inkonsistente Dateistrukturen.
• Aufbewahrung & Löschung: Retention Policies werden zentral verwaltet und automatisch auf Dokumenttypen angewendet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt die Umwandlung in ein Langzeitformat (z.  PDF/A) und die Übergabe an geprüfte Archivsysteme wie OpenText Archive Center oder InfoArchive.
• Workflow-basierte Read-&-Sign-Prozesse: Über die Workflow-Komponenten von xECM lassen sich Read-&-Sign-Prozesse für Compliance-Dokumente automatisieren und revisionssicher dokumentieren.
• Langzeitarchivierung: Der gesamte Archivierungsvorgang bleibt auditierbar und erfüllt gesetzliche Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit.

So entsteht ein konsistenter Lifecycle, der Governance und Automatisierung technisch vereint. Gerade in Compliance-starken Umgebungen wird dieser technische Zusammenhang zum entscheidenden Faktor für Transparenz und Nachweisbarkeit.

Compliance im Fokus: Regulatorische Resilienz in kritischen Bereichen

Die Stärken von xECM zeigen sich vor allem dort, wo Dokumente geschäftskritisch sind – in HR, Legal, Einkauf, Vertragsmanagement oder Qualitätswesen. In diesen Bereichen stehen Unternehmen unter besonderem Druck, regulatorische Anforderungen wie DSGVO, HGB, GoBD oder branchenspezifische Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Die Kombination aus automatischer Klassifizierung, integrierter Prozesslogik und technischer Governance macht xECM zum Fundament regulatorischer Resilienz – ohne manuellen Mehraufwand oder redundante Systeme. Damit Unternehmen diese Anforderungen nachhaltig umsetzen können, braucht es eine Plattformstrategie, die Prozesse, Systeme und Governance intelligent verbindet.

Ein strukturiertes Fundament für verlässliche Informationen

Mit OpenText xECM wird Informationsmanagement zu einem integrierten Bestandteil der Unternehmensarchitektur. Prozesse, Inhalte und Verantwortlichkeiten werden technisch verbunden und über definierte Regeln gesteuert. So entsteht ein System, das Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellt – und CONVOTIS begleitet Unternehmen dabei, diese Struktur dauerhaft in ihre IT-Umgebung einzubetten.