Automatisierung gehört heute zu den zentralen Hebeln für digitale Wettbewerbsfähigkeit. Doch um langfristig wirksam zu sein, braucht sie mehr als punktuelle Massnahmen: Sie erfordert ein strategisches Fundament. Genau das bietet der Ansatz „Automation First“ – indem Prozesse von Anfang an so gestaltet werden, dass sie sich effizient, skalierbar und technologisch sinnvoll automatisieren lassen.
In diesem Beitrag beantworten wir die häufigsten Fragen rund um „Automation First“ – praxisbezogen, aus IT-Sicht gedacht und mit dem Fokus auf mittelständische Unternehmen.
Was versteht man unter «Automation First»?
„Automation First“ ist ein strategischer Architekturansatz. Prozesse werden bereits in der Konzeptionsphase daraufhin geprüft, ob und wie sie sich automatisieren und sinnvoll in bestehende IT-Strukturen integrieren lassen. Ziel ist es, Automatisierung nicht nachträglich zu ergänzen, sondern von Beginn an mitzudenken.
Im Fokus stehen dabei Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) für regelbasierte Aufgaben, Künstliche Intelligenz (KI) für datenbasierte Entscheidungslogik sowie Low-Code-Plattformen für eine flexible, skalierbare Umsetzung durch Fachbereiche.
Das Ergebnis: Eine IT-Landschaft, die nicht nur effizient arbeitet, sondern strukturell auf Standardisierung, Wartbarkeit und Weiterentwicklung ausgelegt ist.
Wie unterscheidet sich «Automation First» von herkömmlicher Prozessoptimierung?
Klassische Prozessverbesserungen sind oft reaktiv: Man optimiert, wenn Probleme auftreten. „Automation First“ verfolgt einen proaktiven, durchdachten Ansatz. Prozesse werden systematisch so aufgebaut, dass sie automatisiert werden können – mit klaren Schnittstellen, strukturierten Datenflüssen und Integration in die bestehende Architektur.
Der Unterschied liegt in der Haltung: Statt bestehende Prozesse anzupassen, wird von Beginn an überlegt, wie Technologie diese optimal unterstützen oder sogar eigenständig übernehmen kann.
Praxisbeispiel: Automatisierung bei Gütermann
Wie ein gezielter Einstieg in eine „Automation First“-Strategie in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel des Unternehmens Gütermann. Gemeinsam mit CONVOTIS wurde dort ein RPA-Projekt umgesetzt, das vor allem auf die Automatisierung repetitiver administrativer Tätigkeiten abzielte – etwa im Bereich der Datenpflege.
Zu Beginn wurden Prozesse identifiziert, die durch ihren standardisierten Ablauf besonders gut für eine Automatisierung geeignet waren. Nach einer kurzen Testphase zeigte sich schnell: Die Zeitersparnis im Arbeitsalltag war deutlich spürbar. Routineaufgaben konnten zuverlässig durch Bots übernommen werden – fehlerfrei, rund um die Uhr und ohne zusätzliche Belastung für die IT-Systeme. Auch die Integration in die bestehende Systemlandschaft verlief reibungslos.
Das Projekt bei Gütermann ist ein gutes Beispiel dafür, wie pragmatisch und wirksam eine Automatisierungsstrategie sein kann, wenn sie frühzeitig und gezielt aufgesetzt wird.
Zur Success Story: Success Story Gütermann GmbH – CONVOTIS GmbH
Welche Rolle spielen Mitarbeiter:innen in einer «Automation First»-Strategie?
Ein moderner Automatisierungsansatz zielt nicht auf den Ersatz von Mitarbeiter:innen, sondern auf ihre gezielte Unterstützung. Standardisierbare, repetitive Aufgaben lassen sich gezielt automatisieren, sodass Mitarbeiter:innen ihre Kompetenzen dort einsetzen können, wo sie den grössten Mehrwert bringen: fachliches Know-how, analytisches Denken und unternehmerische Entscheidungsfähigkeit.
Wichtig ist, dass neue Technologien nicht losgelöst eingeführt werden. Unsere Expert:innen empfehlen, Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen – mit Schulungen, verständlichen Prozessen und Tools, die im Alltag tatsächlich entlasten. Denn nur wenn der Nutzen spürbar ist, entsteht auch Akzeptanz.
Wie gelingt der Einstieg?
Der Startpunkt liegt meist in kleinen, klar abgrenzbaren Projekten. Geeignet sind Prozesse mit hohem Wiederholungsgrad, eindeutiger Datenlage und klar definierten Schnittstellen. So lassen sich erste Erfahrungen sammeln – technisch wie organisatorisch.
Solche Pilotprojekte liefern wertvolle Erfahrungswerte für die Skalierung und ermöglichen eine frühzeitige Bewertung technologischer und organisatorischer Abhängigkeiten. Sie helfen, Integrationsaufwände realistisch einzuschätzen und schaffen Vertrauen in die Umsetzbarkeit innerhalb der bestehenden IT-Architektur.
Sieben bewährte Erfolgsfaktoren aus der CONVOTIS-Praxis:
Für eine erfolgreiche Umsetzung von «Automation First» ist ein methodisches Vorgehen entscheidend, das organisatorische, technische und operative Faktoren gleichermassen berücksichtigt.
- Mit klar definierten Pilotprojekten starten – mit Prozessen, die strukturiert, standardisiert und systemseitig gut erschliessbar sind
- Eine zentrale Ansprechperson mit Entscheidungskompetenz benennen – idealerweise mit technischer und organisatorischer Schnittstellenfunktion
- Mitarbeitende durch gezielte Qualifizierung einbinden – durch Schulung, Rollenklärung und Prozess-Ownership
- Transparente Kommunikation über Nutzen und Zielsetzung sicherstellen – sowohl auf technischer Ebene als auch im Managementkontext
- Prozesse mit hoher Fehleranfälligkeit priorisieren – insbesondere bei hohem Volumen oder Compliance-Relevanz
- Ergebnisse systematisch dokumentieren und kommunizieren – zur Wiederverwendung, Skalierung und Standardisierung
- Fortschritt anhand konkreter KPIs evaluieren – z. Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Ressourceneinsatz
Welche strategischen Ziele stehen im Vordergrund?
Eine ganzheitliche Automatisierungsstrategie sollte sich an vier zentralen Zielgrössen orientieren – sowohl aus IT- als auch aus Business-Perspektive:
- Nutzerorientierung: Klare, verständliche Abläufe für interne Anwender:innen und externe Nutzer:innen
- Zugänglichkeit: Einheitlicher, rollenbasierter Zugang zu Daten und Anwendungen
- Datennutzung: Relevante Daten erfassen, auswerten und sinnvoll in Entscheidungen zurückführen
- Reaktionsgeschwindigkeit: Prozesse und Systeme bei Bedarf schnell anpassen können
Diese Zielmatrix sorgt dafür, dass Automatisierung nicht nur technisch sinnvoll, sondern auch geschäftlich wirksam umgesetzt wird.
Welche Herausforderungen sind typisch?
In der Praxis zeigen sich vor allem zwei zentrale Hürden, die Unternehmen bei der Umsetzung einer Automatisierungsstrategie begegnen:
- Organisatorische Barrieren – fehlende Zuständigkeiten, geringe Akzeptanz oder Unsicherheit im Umgang mit Veränderungen
- Technologische Komplexität – isolierte Tools, fehlende Schnittstellen oder unübersichtliche Systemlandschaften
Solche Herausforderungen lassen sich selten vollständig intern lösen. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig auf externe Unterstützung zu setzen – etwa bei der Bewertung technischer Optionen, der Systemintegration oder dem Aufbau einer tragfähigen Gesamtarchitektur.
Welche Technologien sind erfolgsentscheidend?
Drei Technologiebereiche haben sich in der Praxis besonders bewährt:
- Robotic Process Automation – für wiederkehrende, strukturierte Aufgaben
- Künstliche Intelligenz / Machine Learning – für datenbasierte Entscheidungen und Mustererkennung
- Low-Code-Plattformen – für schnelle, flexible Entwicklung durch Fachbereiche
Die Wahl der passenden Tools ist immer vom jeweiligen Prozess abhängig – entscheidend ist, dass sie sich sinnvoll in die IT-Landschaft einfügen und langfristig weiterentwickelbar sind.
Warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt für «Automation First»?
Prozesse effizient, flexibel und zukunftsfähig zu gestalten, gehört heute zu den zentralen Anforderungen im Mittelstand. „Automation First“ steht für einen strategischen Ansatz, der gezielt auf Anpassungsfähigkeit, Skalierung und operative Stabilität ausgerichtet ist.
CONVOTIS begleitet Unternehmen auf diesem Weg – von der ersten Potenzialanalyse bis zur Umsetzung. Mit technischer Erfahrung, praxisnahem Blick und dem Verständnis für mittelständische Strukturen.
Sie möchten wissen, wie das in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann? Wir beraten Sie gern – technologieoffen, lösungsorientiert und mit einem klaren Blick auf das Wesentliche.