Document Management & Archivierung
Ein leistungsfähiges Document Management System digitalisiert Ihre Ablage, integriert Dokumente direkt in Geschäftsprozesse und archiviert sie revisionssicher — für effiziente Workflows, schnellen Zugriff und langfristige Compliance.
Dokumente gezielt steuern — mit digitaler Ablage und Archivierung für reibungslose Prozesse.
Wenn Dokumente unstrukturiert in E-Mails oder Netzlaufwerken zirkulieren, fehlen Überblick, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle — insbesondere bei dokumentenintensiven Prozessen in HR, Finance oder Einkauf. Audits werden komplex, Compliance-Risiken steigen.
CONVOTIS schafft mit leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Lösungen die nötige Struktur: Dokumente werden regelbasiert gesteuert, entlang definierter Metadaten abgelegt und systemübergreifend verfügbar gemacht. Archivierung, Zugriff und Löschung erfolgen rechtskonform und nachvollziehbar. Für sichere Prozesse, schnelle Recherchen und hohe Datenqualität.
Technologie, die integriert — für skalierbares, regelkonformes Document Management.
- Elektronische Akten für HR, Einkauf, Verträge, Rechnungen
- Integration in ERP-, CRM- und HR-Systeme
- Automatisiertes Dokumentenrouting via Metadaten
- Lifecycle Management für alle Dokumententypen
- Schweizer DSG- und DSGVO-konforme Löschung und Zugriffskontrolle
- Revisionssichere Archivierung und Audit-Trails
- Compliance-ready: GeBüV/GoBD, ISO 27001, eIDAS
- Anbindung via REST API, OData, CMIS etc.
- Betrieb On-Prem, in Private Cloud oder hybrid
- Erweiterbar um Workflow Automation & IDP
Was sind die konkreten Benefits?
Bessere Steuerung, weniger Aufwand, höchste Nachvollziehbarkeit.
Wie wir Sie unterstützen.
Wir realisieren skalierbares Document Management und revisionssichere Archivierung — integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Unsere Experten analysieren Ihre Prozesse, entwickeln eine passende Architektur und begleiten die Umsetzung — inklusive Schnittstellenanbindung, Berechtigungskonzept und produktivem Betrieb. Für ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement mit digitalen Akten, effizienten Workflows und zentralem Informationszugriff.
Digitale Akten bilden die Grundlage für strukturiertes Document Management. Ob Personal-, Vertrags- oder Lieferantenakten — mit zentralen Aktenlösungen schaffen wir Transparenz, Zugriffslogik und Nachvollziehbarkeit. Inhalte werden systematisch über Metadaten gesteuert, regelbasiert archiviert und revisionssicher bereitgestellt. Für effiziente Workflows und klar definierte Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen.
CONVOTIS integriert Dokumente direkt in Ihre bestehenden Fachanwendungen. So wird Document Management zum aktiven Bestandteil operativer Prozesse, etwa in Einkauf, Vertrieb oder Personalwesen. Durch API-basierte Anbindung und rollenbasierte Steuerung stehen alle Inhalte dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden – sicher, nachvollziehbar und ohne Systembrüche.
Eine regelkonforme Archivierung ist zentraler Bestandteil jeder nachhaltigen Document-Management-Strategie. Wir realisieren digitale Archive, die Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und rechtliche Anforderungen zuverlässig umsetzen — GeBüV/GoBD-konform, Schweizer DSG- und DSGVO-sicher und vollständig auditierbar. Durch automatisierte Prozesse reduzieren Sie Fehlerquellen und schaffen Sicherheit in Prüfung und Alltag.
Ob Eingang, Bearbeitung oder Archivierung - wir strukturieren den gesamten Dokumentenlebenszyklus technisch sauber durch. Mit durchgängiger Metadatenlogik, automatisierter Klassifikation und definierter Ablagestruktur unterstützt unser Document Management eine gezielte Steuerung aller Inhalte - revisionssicher, nachvollziehbar und zentral verwaltbar.
Unsere Lösungen für Document Management und Archivierung passen sich Ihrer IT-Landschaft an: ob lokal, in der Private Cloud oder als Hybrid-Plattform mit sicherer Datenhoheit. Durch offene Schnittstellen, API-first-Architekturen und modulare Komponenten gewährleisten wir maximale Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit - abgestimmt auf Ihre Governance- und Compliance-Anforderungen.
Ihre IT-Transformation beginnt hier.
Sprechen wir über Ihre Ziele.
Ob Sie Ihre Dokumentenprozesse neu strukturieren oder bestehende Archivlösungen modernisieren möchten — wir begleiten Sie mit durchdachter Systemarchitektur, prozessnaher Integration und klarer Governance. Gemeinsam schaffen wir ein Document Management System, das effizient, revisionssicher und langfristig tragfähig ist.
Tiefer ins Thema eintauchen.
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FAQ
In unseren FAQ finden Sie kompakte Antworten auf zentrale Fragen rund um Auswahl, Integration, Compliance, Datenhoheit und Zukunftssicherheit moderner Document-Management-Systeme.
Noch Fragen offen geblieben?
Ein Document Management System (DMS) ermöglicht die strukturierte Ablage, Steuerung und Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten — systemübergreifend, kontextbezogen und revisionssicher. Es unterstützt die automatisierte Verarbeitung durch Metadaten, regelt Zugriffsrechte und bindet Dokumente direkt in operative Prozesse wie Einkauf, HR oder Rechnungswesen ein. Damit wird aus Dokumentenverwaltung ein aktiver Bestandteil Ihrer digitalen Geschäftsprozesse.
Ein modernes DMS sorgt für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen wie GeBüV/GoBD, Schweizer DSG/DSGVO oder ISO 27001 — durch revisionssichere Archivierung, nachvollziehbare Audit-Trails und automatisierte Löschregeln. Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert, Aufbewahrungsfristen technisch überwacht. Damit erfüllen Unternehmen Compliance-Anforderungen zuverlässig und dauerhaft prüfungssicher.
Typische Einsatzfelder sind dokumentenintensive Bereiche wie Personalwesen, Vertragsmanagement, Einkauf oder Rechnungsprüfung. Dokumenttypen reichen von digitalen Personalakten über Lieferscheine und Rechnungen bis hin zu Verträgen oder Protokollen. Auch hybride Formate wie E-Mail-Anhänge oder gescannte Belege lassen sich über ein DMS erfassen, verschlagworten und regelbasiert verarbeiten.
Unsere Lösungen für Document Management setzen auf offene Schnittstellen (z. B. REST API, OData, CMIS) und lassen sich flexibel in bestehende ERP-, CRM- oder HR-Systeme einbinden. Dokumente werden nicht nur verlinkt, sondern kontextbezogen bereitgestellt. mit automatischer Metadatenzuordnung, Versionshistorie und direkter Archivierung aus dem Zielsystem heraus.
Während einfache Dateiablagen keine Struktur oder Compliance-Logik bieten, stellt ein DMS sicher, dass Dokumente nach festen Regeln gespeichert, klassifiziert und revisionssicher archiviert werden. Archivierung bedeutet: Inhalte sind unveränderbar, nachvollziehbar versioniert und dauerhaft zugänglich — auch über gesetzliche Fristen hinaus. Das schützt Unternehmen vor Datenverlust, Nachweislücken und Haftungsrisiken.
