DB Schenker
Digitale Rechnungsplattform für skalierbaren, rechtskonformen Dokumentenaustausch
Industry: Logistics & Transportation
DB Schenker ist ein weltweit agierender Logistikdienstleister mit komplexen Lieferketten und vielfältigen Geschäftsbeziehungen.
Im Finanz- und Rechnungswesen entstehen daraus hohe Anforderungen an Datenqualität, Nachvollziehbarkeit und Systemintegration. Besonders der elektronische Rechnungsaustausch geriet zunehmend an technische und organisatorische Grenzen – bei gleichzeitig wachsendem Format- und Volumenbedarf.
Status quo
Die manuelle Verarbeitung tausender Rechnungen mit mehreren Positionen und Anhängen war aufwendig und fehleranfällig.
Unterschiedliche ERP-Systeme, diverse DMS-Infrastrukturen und internationale Empfänger erschwerten die Durchgängigkeit und Nachvollziehbarkeit der Prozesse. Eine skalierbare, zentrale Lösung für Formate, Datenflüsse und Schnittstellen fehlte – sowohl zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen als auch zur Entlastung von IT und Fachbereichen.
The challenge
DB Schenker benötigte eine Lösung, die das enorme Volumen an Rechnungen unterschiedlicher Formate, Ursprünge und Zielsysteme zuverlässig verarbeitet.
Besonders herausfordernd war die Verarbeitung von Rechnungsanhängen aus unterschiedlichen DMS-Systemen sowie über manuelle Uploads. Gleichzeitig mussten internationale Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD flexibel und empfängerabhängig umgesetzt werden. Die Lösung ist zudem bereits auf kommende regulatorische Anforderungen wie ViDA vorbereitet – dank offener, anpassungsfähiger Architektur.
The solution
Über eine zentrale Plattform wurde eine einheitliche Verarbeitung von Rechnungsdaten etabliert.
Mehrere ERP-Systeme wurden angebunden, Datenflüsse konsolidiert und eine positionsgenaue Integration von Anhängen aus unterschiedlichen DMS-Systemen realisiert. Ausgabekanäle wie EDI, SAP Ariba oder E-Mail wurden flexibel konfigurierbar gestaltet. Das Clearing Center sorgt für Transparenz, Monitoring und gezielte Benutzerinteraktion. Künftige regulatorische Anforderungen werden durch die offene Architektur bereits berücksichtigt.
The result
Die Lösung verkürzt Durchlaufzeiten, reduziert DSO-Werte und minimiert manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich.
Auch bei Sammelrechnungen mit tausenden Positionen bleibt die Prozessstabilität erhalten. Die Plattform ermöglicht regelkonforme Rechnungserstellung und revisionssichere Archivierung. Gleichzeitig ist sie flexibel erweiterbar – etwa für neue Formate oder Empfänger – und damit langfristig zukunftssicher aufgestellt.
Technische
Highlights
Komplexe Projekte lassen sich auch technisch auf den Punkt bringen. Kennzahlen und besondere Merkmale geben Einblick in die konkrete Umsetzung – messbar, greifbar und nachvollziehbar.
- Anbindung und Konsolidierung mehrerer ERP-Systeme
- Integration paralleler DMS-Strukturen mit positionsgenauer Zuordnung von Rechnungsanhängen
- Unterstützung internationaler Formate wie XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT, PDF
- Business-Frontend für eigenständige Konfiguration durch Fachabteilungen
- Automatisierte Compliance gemäß § 14 UStG und ViDA-Anforderungen
Mit der zentralen Rechnungsplattform konnte DB Schenker den Rechnungsaustausch effizient, regelkonform und global skalierbar gestalten. Die automatisierte Verarbeitung spart Ressourcen, erhöht die Transparenz und sichert die Zukunftsfähigkeit im internationalen Kontext.
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